晋中市档案局关于印发《晋中市民营企业档案管理办法》的通知

山西省晋中市档案局

市档字〔2006〕23号

晋中市档案局关于印发《晋中市民营企业档案管理办法》的通知

各县（区、市）档案局（馆），市直有关部门：

民营企业档案，是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全民营企业档案工作，对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。为了鼓励、支持和引导民营企业档案工作健康发展，晋中市档案局制定了《晋中市民营企业档案管理办法》，现印发给你们。各县（区、市）档案局要利用多种形式，向民营企业广泛宣传有关档案工作的法律、法规和标准规范，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，完善基础管理，为民营企业档案工作提供指导服务。各有关部门要结合部门工作，加强协作，密切配合，积极引导民营企业建立健全档案工作，促进民营企业档案工作与民营企业同步发展。

二○○六年十月二十三日

晋中市民营企业档案管理办法

第一条为加强民营企业档案工作，有效地保护和利用档案，为民营企业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》及有关法律、法规，结合我市实际制定本办法。

第二条　本办法所称民营企业，是指除国有企业、国有控股企业和中外合资企业以外的各类企业，包括个体经营户、私营企业、私营有限责任公司以及非国家控股的股份制（合作制）企业等。民营企业档案，是指民营企业在生产经营和各项管理活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　民营企业档案属民营企业所有。民营企业档案对促进社会和企业自身发展有着重要作用，是社会财富的一部分，受国家法律保护，档案所有者有依法保护档案的义务。民营企业应当本着自我管理、自我完善、自我发展的原则，统一管理本企业各种门类、各种载体的档案，维护档案的完整和安全，实现档案的有效利用。

第四条　民营企业档案工作受当地档案行政管理部门的监督和指导。档案行政管理部门应当监督、检查民营企业执行档案法律、法规和规章的情况，依法查处档案违法行为；进行档案工作指导，组织档案专业培训；提供档案业务服务。

第五条　民营企业相关部门要加强对民营企业档案工作的支持和引导，对档案工作提出相应的要求。

第六条　民营企业要结合自身实际制定科学的档案工作制度。档案的形成、积累和归档工作应列入企业生产、技术、经营、建设等部门的计划和程序，列入各部门的职责范围及有关人员的岗位责任制。

第七条　民营企业应当参照国家有关规定，并根据企业实际制定档案分类方案，确定档案保管期限，建立档案统计工作，采取有效措施对档案安全保管。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第八条民营企业的下列文件材料应当列入归档范围：

（一）企业开办和变更的申请、审批、登记以及终止、破产后清算等方面的文件材料；

（二）企业章程、投资各方签订的合同、协议；

（三）董事会或管理机构形成的文件材料；

（四）员工聘用、保险及劳动工资、劳动保护、人力资源管理、资信评估及法律事务管理方面的文件材料；

（五）财务管理文件材料，账册、报表、凭证等材料，物价、税务、审计、统计及年检材料；

（六）经营管理的各种记录、台帐、合同、协议等文件材料；

（七）生产技术管理的各种计划、统计报表、分析活动形成的文件材料；

（八）产品生产方面有关产品设计、工艺、工装、图样和技术文件；

（九）设备仪器图样、设备仪器安装、调试、维修、验收过程中技术性、凭证性文件材料；

（十）土地利用、基本建设及环境保护文件材料；

（十一）科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；

（十二）教育培训方面的文件材料；

（十三）中共党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料；

（十四）专利性文件材料；

（十五）企业文化方面的文件材料；

（十六）具有保存价值的照片、录音、录像、磁带等材料。

（十七）其它有保存价值的材料。

第九条　民营企业应按照《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》的要求，加强企业档案管理。列入省、市重点建设和科学技术研究项目的档案管理按有关规定执行。民营企业档案管理现代化应与企业管理现代化建设同步发展。

第十条　民营企业可以根据国家有关规定对保管期限已满的本企业所有档案进行鉴定，应销毁的档案经企业法定代表人审核批准后可销毁。对国家和社会有保存价值、涉及国家秘密的档案，应登记造册，报当地档案行政管理部门批准后方可销毁。

第十一条　民营企业从事档案工作的人员，应当具有较高的政治和文化素质，能科学有效地管理档案，监督指导所属企业的档案工作，积极主动地利用档案为企业生产经营和管理服务，并应参加档案管理专业培训。民营企业档案人员可以按国家规定获得档案专业技术职称。

第十二条　民营企业所有的对国家和社会有保存价值的档案，因保管条件恶劣或由于其他原因，可能导致档案不安全和损毁的，档案行政管理部门按照国家规定可以采取代为保管或者收购、征购等措施，以确保档案的完整和安全。

第十三条　民营企业档案可向当地国家档案馆寄存、委托代管，其所有权仍归民营企业所有。对寄存或代管的档案，档案馆应负责其完整与安全，未经档案所有者同意不得随意提供利用、公布。档案所有者对寄存或者代管的档案有优先利用权。国家档案馆对民营企业出卖或者转让的档案有优先收购和征集权。

第十四条　民营企业所有的对国家和社会有保存价值的档案，向国家档案馆以外的任何单位或个人出卖、转让或者赠送的，须报当地档案行政管理部门批准。携带、运输、邮寄对国家和社会有保存利用价值或者涉及国家秘密的档案及其复制件出国（境），须经省级以上档案行政管理部门审核批准。严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送档案。

第十五条　民营企业所有的对国家和社会有保存价值的档案，在提供利用和向社会公布时，应当遵守国家有关保密规定，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十六条　民营企业应该为国家机关依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十七条　民营企业实施破产、出售、兼并等产权变更时，应当按有关规定做好本企业档案的清理交接工作，妥善处置档案，防止档案的散落、遗失。

第十八条　对民营企业违反档案法律、法规的违法行为，档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》和有关法律、法规，予以相应的处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十九条　本办法由晋中市档案局负责解释。

第二十条　本办法自2006年11月1日起施行。

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